“職場でコミュニケーションを積極的にとりましょう！”
“コミュニケーション能力が高い人ほど仕事が楽になります。”
仕事で悩むときのアドバイスに１度は出てくる「コミュニケーション」と言う文字。
でも一体コミュニケーションってどうやってとればいいのだろう…。
- 気の知れた人とは難なく話せるけれど、初対面で話すのは苦手
- 仕事の話は出来るけれど、何気ない雑談が苦手
- 上司や取引先の人と２人っきりの会話などは出来れば避けたい
こういった悩みを抱えている人は多いはず。
ただ安心してください。
コミュニケーションが苦手と悩む日本人は７割にもわたると言われています。
周りの人はなにも問題なくコミュニケーションを取っているように見えるかもしれませんが、意外と周りの人も苦手な中で努力してコミュニケーションを図っている可能性が高いのです。
なぜ仕事上でのコミュニケーションが重要とされるのか
採用時にも“コミュニケーション能力”というのを採用基準の一つに掲げる会社も多いです。
しかし、なぜ仕事でコミュニケーション能力が重要視されるのでしょうか。
それは、会社は一人の社員の存在で回っているのではなく、多くの社員が関わることで一つの製品が出来上がったり、稼働することで企業としてお金を稼ぎ、社員一人一人のお給料として反映されています。
そのためコミュニケーションが取れない人間が社内に存在すれば、会社として正常に稼働することが出来ない、製品が完成しないというリスクが生まれます。
そうなるとお客様に迷惑をかけることになり、最終的に自分の企業に悪い影響を与えることとなるのです。
小さな規模の会社であれば一人の社員が担当する役割への責任は大きく、個人同士のコミュニケーションでの連携がとても重要となります。
また大きな企業であっても、同じ役割が複数いる場合はコミュニケーションを取っていないと同じ業務を無駄にこなしてしまっていたりと、複数いる良さが見いだせない場合もあるのです。
では、それを踏まえ会社でのコミュニケーションの重要性を具体的にお伝えします。
仕事におけるコミュニケーションの重要性
仕事の効率を上げるため
仕事をしていると必ず言われているビジネスコミュニケーションの基本「報・連・相（ホウ・レン・ソウ」
これは社会人として基本的な能力と言われており、また重要なコミュニケーションの一つと言われています。
- 「報告」は、あなたが与えられている仕事の進捗状況を関係者に伝える
- 「連絡」は、仕事を完結させるために必要な業務連絡すること
- 「相談」は、自分だけでは解決できないことが起きた場合に相談すること
といわれ、この報・連・相を徹底することで、上司は担当者の進捗具合、トラブル発生などを仕事全体として把握することが可能です。
また、あなたと同じように仕事を進めている同僚もあなたの状況を把握でき、お互いの仕事に余裕があればサポート業務に回れるなど、お互いのメリットにもつながります。
このようにコミュニケーションを密にとることで業務指示が的確に行えることにより、トラブルが発生したとしても、迅速に対応することで最低限のトラブルで済むことが出来るのです。
大きなトラブルを発生させないためにも、報・連・相は重要なことだと言えます。
職場環境のストレスが少ない
コミュニケーションがしっかりとれている職場というのは、雰囲気がとても柔らかく、仕事をしていても強いストレスを感じることが少ないのです。
コミュニケーションがとれない職場というのは、常に職場自体が緊張感に包まれているためそれだけで知らないうちにストレスが溜まってしまう環境なのです。
これは一人ひとりにも言えることで、職場の社員とコミュニケーションがとれない人は出勤することに緊張をおぼえ、同僚に仕事を手伝ってもらったり、仕事の中に分からないことが出てきても気軽に質問することもできない状態が続きストレスが溜まるのです。
職場の緊張はストレスに直結するとも言われ、コミュニケーションが上手くとれない日々が続けば続くほどストレスは溜まり、最悪の場合出勤拒否や精神的な病気にかかってしまうこともあります。
このような日常からのストレスを避けるためにもコミュニケーションは大切なのです。
仕事でコミュニケーションを円滑にとる方法は？
聞き役にまわる
コミュニケーションを円滑にとる一つの方法として「聞き役になる」のが簡単です。
何を話したらいいのだろう・・・と困るから、相手とどんどん会話をせず沈黙の時間を過ごしてしまうのです。
そういう場合は「自分が話さなければ！」と一生懸命、自分の頭で会話を考えるのではなく、相手が話しやすいことを聞くようになりましょう。
聞き上手と言われる人は、質問を投げかけるのがとても上手です。
聞き上手のプロと言えば、ホステスさんですが彼女たちは「木戸に立ち掛けしち掛衣食住」というネタを持っています。
これは会話のネタになりそうな11項目の頭文字です。
- キ…気候
- ド…道楽（趣味、映画、スポーツ）
- ニ…ニュース
- タ…旅
- チ…知人
- カ…家族
- ケ…健康
- シ…仕事
- 衣…ファッション
- 食…グルメ
- 住…住まい、暮らし、家
全部は覚えなくても最初の５項目程度を使って質問すれば、ある程度の時間が過ごせるのではないでしょうか。
打ち合わせが始まるまでの数分間や、打ち合わせが終わって移動中の数分間の会話であれば、自然と会話が広がり、あなたと話して楽しいと思うと相手も好印象を持つでしょう。
また、聞き上手な人はＹＥＳ／ＮＯで終わらない質問を投げかけます。
どちらかを聞く質問はそこで会話が終わってしまい、またあなたの話すターンになってしまうのです。
もしあなたが相手からＹＥＳ／ＮＯで質問をされれば、それだけではなく、あなたも聞き返すことをするようにし、返答をしてみましょう。
あなたが質問をすれば、相手も「この人は私と話をしようとしてくれているんだな」と意識してくれ、その意思が伝わるのはたとえ嫌われている人であったとしても悪い印象は持たれないのです。
相手との共通点をみつけて信頼を勝ち取る
仕事で信頼関係を簡単に築く方法はあなたと相手の共通点を見つけること。
出身地や出身校、誕生日や趣味など、探ればなにかひとつは共通点が見えるものです。
共通点が見つかると自然と心の壁がとれ共通点をもとに色々な会話に広がるようになります。
そうなれば、あっという間に自然なコミュニケーションがとれるようになっているのです。
これが信頼関係となり、仕事で困ったときにすぐ助けてもらえたり、悩んだ時に相談に乗ってもらえたりと仕事が円滑に進む秘訣も繋がるのです。
なんでもチャレンジする
コミュニケーションを取るためには、あなた自身に色々な知識や経験がないと会話に入れないということがあります。
仕事に関わる研修や講習に参加すること、趣味や遊びのジャンルでも興味がなくても経験しておくということは、あなたとは違うタイプの人と付き合う時の話題として重宝することがあります。
このように色々な経験や知識を吸収することは結果的に、コミュニケーション能力の向上にも繋がります。
コミュニケーションが苦手と思う人ほど積極的に、色々な場所に出かけて様々なことにチャレンジしてみましょう！
職場でのコミュニケーションを苦手意識にすると苦労する
職場でのコミュニケーションを避けて過ごすと言うのは、相手から信頼されるまでに時間もかかり、仕事上でも苦労することが多いです。
ただコミュニケーションと言われても、どうしたらいいのか…と頭を抱えている人も多いのは事実。
翻せば、あなたと同じように相手も会話の出だしや話す内容に困っている可能性が高いのです。
だからこそ、ちょっとした努力をすれば信頼に繋がることも多く、あなた自身の仕事もスムーズになるはずなのです。
今回お伝えしたことを少し意識して職場でのコミュニケーションをしっかりとれるようチャレンジしてみて下さいね。
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